Abends, am Wochenende, in den Ferien oder wenn Sie gerade im Gespräch sind: Eine Assistenz geht ans Telefon, hört zu, trägt den Termin ein oder nimmt das Anliegen auf. Den Terminkalender dazu bekommen Sie von mir, er gehört zum Paket.
Die Assistenz hört zu, während der Anrufer redet, und antwortet ohne Pause. Man kann sie unterbrechen, nachfragen, sich korrigieren. Wie am Telefon eben.
Sie leiten Ihre bestehende Nummer um: bei besetzt, bei Nichtannahme, oder ausserhalb der Öffnungszeiten. Ihre Nummer bleibt Ihre Nummer.
Sie sieht, wann bei Ihnen wirklich frei ist, schlägt zwei, drei Zeiten vor und trägt den Termin ein, während der Anrufer noch dran ist. Der Kalender dafür kommt mit.
Name, Nummer, worum es geht, wie dringend. Alles sauber notiert, in Ihrem Posteingang, bevor Sie überhaupt zurück sind.
Öffnungszeiten, Adresse, Anfahrt, Preise, was Sie machen und was nicht. Alles, was heute zehnmal am Tag gefragt wird.
Wird es heikel oder dringend, verbindet sie weiter oder sagt sofort die Nummer, unter der Sie wirklich erreichbar sind. Sie tut nie so, als wäre sie ein Mensch.
Jeden Morgen eine Übersicht: wie viele Anrufe, worum es ging, was offen ist. Sie sehen zum ersten Mal, was Ihnen bisher entgangen ist.
Das Geschäft hat seit halb sieben zu. Der Anruf wäre auf dem Band gelandet und wahrscheinlich verloren gewesen. So sieht das Gespräch stattdessen aus.
Am nächsten Morgen steht der Termin im Kalender und die Notiz im Posteingang. Niemand musste zurückrufen.
Ich zeige es Ihnen liveEin Telefonassistent ohne Kalender kann Nachrichten aufnehmen. Das kann der Anrufbeantworter auch. Damit er den Termin wirklich abmachen kann, muss er wissen, wann bei Ihnen frei ist. Deshalb baue ich den Kalender mit und rechne ihn nicht extra.
| Zeit | Wer | Was | |
|---|---|---|---|
| 08:30 | Frau Brunner | Service | bestätigt |
| 10:00 | Herr Keller | Geräusche | am Telefon gebucht |
| 11:15 | frei | – | |
| 14:00 | Frau Sidler | Beratung | bestätigt |
Der Kalender läuft auf dem Handy und am Rechner. Sie sehen, was heute ansteht, was gebucht wurde, während Sie auf der Baustelle waren, und was noch frei ist. Absagen und Verschieben machen Sie mit einem Klick, der Anrufer bekommt die Nachricht automatisch.
Sie legen fest, was buchbar ist: welche Leistungen es gibt, wie lange die dauern, wann Sie arbeiten, wie viel Puffer dazwischen bleibt und wie kurzfristig noch etwas reingehen darf. Was Sie nicht freigeben, kann auch niemand buchen.
Wer schon mit Google Kalender oder Outlook arbeitet, muss nicht wechseln: Ihre Termine werden dorthin gespiegelt, damit alles an einem Ort steht.
Sie behalten Ihre Nummer und ändern nur die Umleitung. Wenn es Ihnen nicht passt, stellen Sie sie in fünf Minuten wieder zurück.
Wir gehen durch, wer bei Ihnen anruft und was diese Leute wollen. Danach weiss ich, was die Assistenz können muss.
gratisIch baue sie auf Ihren Betrieb: Öffnungszeiten, Preise, häufige Fragen, Kalender, Weiterleitung an Sie. Sie rufen selber an und hören zu.
1 bis 2 WochenZuerst nur ausserhalb der Öffnungszeiten. Sie lesen jeden Morgen mit, wir schleifen die Antworten nach.
2 WochenAb dann läuft es. Neue Preise oder Ferien sagen Sie mir in einem Satz, ich ändere es am selben Tag.
laufendSie stehen auf der Leiter oder unter einem Lavabo. Jeder Anruf, der nicht angenommen wird, geht zum Nächsten in der Liste.
Während Sie mit einer Kundin arbeiten, kann niemand abnehmen. Die Assistenz bucht in der Zwischenzeit.
Offen bis wann, Tisch für vier, habt ihr das noch. Das muss niemand mehr persönlich beantworten.
Ehrlich gesagt: Wenn bei Ihnen zweimal pro Woche das Telefon klingelt, lohnt es sich nicht, und das sage ich Ihnen auch so. Es rechnet sich, wenn regelmässig Anrufe verloren gehen oder wenn jemand bei Ihnen einen guten Teil des Tages damit verbringt, dieselben Auskünfte zu geben. Und bei einem Anliegen, das Fingerspitzengefühl braucht, ist ein Mensch besser. Genau dafür gibt es die Weitergabe.
Lieber kurz reden statt einen Termin suchen? Rufen Sie an. Wenn ich gerade in einem Gespräch bin, rufe ich zurück.
