Automatisierung

Weniger Handarbeit im Büro.

Die Anfrage kommt per Mail, jemand tippt sie ab, erstellt die Offerte, legt den Kunden an, schickt die Bestätigung. Vier Handgriffe, jeden Tag, mit Fehlern. Ab jetzt macht das der Ablauf.

Erstgespräch buchen ☎ 079 885 37 69

Offerte erstelltaus der Mail, in 40 Sekunden

Kunde angelegtBuchhaltung und Adressbuch

Bestätigung rausan kunde@beispiel.ch

Der Unterschied

Das Abtippen abschaffen.

Heute

×Dieselben Daten werden dreimal eingetippt: ins Mail, in die Offerte, in die Buchhaltung.
×Ein Zahlendreher in der Rechnung, und der Kunde ruft an.
×Am Freitagnachmittag stapeln sich die Anfragen, die noch niemand beantwortet hat.
×Der Ablauf ist nur im Kopf einer Person. Ist sie krank, steht er still.

Mit Last

✓Einmal erfasst, überall drin. Der Ablauf überträgt, ohne sich zu vertippen.
✓Die Offerte entsteht aus der Anfrage, mit den richtigen Preisen aus Ihrer Liste. Sie prüfen und schicken ab.
✓Jede Anfrage bekommt in Minuten eine Antwort, auch am Freitag um fünf.
✓Der Ablauf ist aufgeschrieben, läuft von selbst und meldet sich, wenn etwas klemmt.

Was Sie bekommen

Was sich lohnt zu automatisieren.

Nicht alles. Das, was oft passiert, immer gleich läuft und Fehler kostet.

Anfragen verarbeiten

Aus einer Mail oder einem Formular wird ein Datensatz, eine Offerte, eine Antwort. Ohne Abtippen.

Dokumente erzeugen

Offerten, Rechnungen, Bestätigungen, Verträge. Aus Vorlagen, mit den richtigen Daten, als PDF, abgelegt und verschickt.

Programme verbinden

Buchhaltung, Kalender, Shop, Adressbuch reden miteinander. Was in einem steht, steht in allen.

Erinnern statt vergessen

Zahlungserinnerung nach 30 Tagen, Nachfrage nach der Offerte, Termin-Erinnerung an den Kunden. Automatisch, freundlich, pünktlich.

Text mit KI, geprüft von Ihnen

Antworten auf Standardanfragen, Zusammenfassungen langer Mails, Entwürfe. Die KI schreibt vor, Sie schicken ab.

Meldet sich, wenn etwas klemmt

Ein Ablauf, der still ausfällt, ist gefährlich. Meiner sagt Bescheid, und ich schaue nach.

So läuft es

Erst schauen, dann bauen.

Der teuerste Fehler ist, den falschen Ablauf zu automatisieren. Deshalb beginnt es mit Zuschauen.

Erstgespräch

Sie zeigen mir einen typischen Tag im Büro. Wo wird abgetippt, wo gewartet, wo passieren Fehler? Meist finden wir in einer Stunde drei Kandidaten.

gratis

Ablauf aufzeichnen

Wir schreiben den Ablauf auf, Schritt für Schritt, mit allen Ausnahmen. Das allein bringt oft schon Ordnung.

1 Woche

Bauen und testen

Ich baue die Automatisierung und lasse sie mit echten Fällen aus den letzten Wochen laufen, bis sie das Gleiche tut wie Sie, nur ohne Tippfehler.

2 bis 3 Wochen

Läuft im Hintergrund

Ab dann passiert es von selbst. Ich überwache, ob es läuft, und passe an, wenn sich ein Programm ändert.

laufend

0×

erfasst statt dreimal abgetippt. Die Daten wandern von selbst dorthin, wo sie hingehören.

24/7

im Hintergrund. Die Anfrage vom Freitagabend ist am Samstagmorgen beantwortet.

Zahlendreher. Ein Ablauf überträgt, was da steht. Er hat keinen Freitagnachmittag.

So sieht es aus

Ein Ablauf, von der Mail bis zur Ablage.

Eine Anfrage kommt rein. Der Ablauf liest sie, legt den Kunden an, baut die Offerte aus Ihrer Preisliste und legt sie Ihnen zur Freigabe vor. Ein Klick von Ihnen, und sie ist draussen und abgelegt.

Wo eine Entscheidung nötig ist, hält der Ablauf an und fragt Sie. Nichts geht ohne Ihr Ja raus, das Sie nicht wollten.

Ablauf · Anfrage bis Offerte

Mail kommtAnfrage gelesen, Daten erkannt

→

Kunde angelegtAdressbuch und Buchhaltung

→

Offerte gebautPreise aus Ihrer Liste

Wartet auf Ihre FreigabeOfferte 2026-042 für Beispiel AG, CHF 3'480. Prüfen, ein Klick, und sie geht raus, mit Kopie in die Ablage.Freigeben und senden

Für wen

Für Büros mit wiederkehrenden Handgriffen.

Handwerk und Bau

Offerten und Rechnungen

Anfrage, Offerte, Auftrag, Rechnung, Mahnung. Jedes Mal dieselben Daten. Jedes Mal von Hand.

Dienstleister

Termine und Bestätigungen

Buchung, Bestätigung, Erinnerung, Nachfrage. Vier Mails pro Kunde, die niemand gern schreibt.

Kleine Verwaltungen

Datenpflege

Dieselbe Adresse in vier Programmen. Der Ablauf hält sie gleich, ohne dass jemand daran denkt.

Ehrlich gesagt: Was einmal im Monat vorkommt, lohnt sich selten zu automatisieren. Was täglich vorkommt, fast immer. Und ein Ablauf, der niemandem gehört, fällt irgendwann still aus. Deshalb gehört die Betreuung dazu, und deshalb sage ich Ihnen im Erstgespräch auch, wenn es sich nicht lohnt.

Häufige Fragen

Was Kunden vorher wissen wollen.

Muss ich neue Programme kaufen?+

Meistens nicht. Die Automatisierung verbindet, was Sie haben. Nur wenn ein Programm gar keine Schnittstelle hat, reden wir über Alternativen.

Was macht die KI dabei genau?+

Sie versteht Text: eine Anfrage lesen, das Wesentliche herausziehen, einen Entwurf schreiben. Rechnen, übertragen und ablegen machen feste Regeln, die sind exakt und erklärbar.

Geht etwas raus, ohne dass ich es gesehen habe?+

Nur, was Sie ausdrücklich freigegeben haben, zum Beispiel Terminbestätigungen. Offerten, Rechnungen und alles mit Geld warten auf Ihren Klick.

Wo laufen die Daten?+

Auf Servern in der Schweiz. Für Text, der durch ein KI-Modell geht, werden Namen und Nummern vorher ersetzt oder es gilt eine vertragliche Zusicherung ohne Speicherung. Beides steht im Vertrag.

Warum Betrieb und nicht einmalig?+

Weil sich Programme ändern. Ein Update, eine neue Schnittstelle, und der Ablauf stolpert. Ich merke es, bevor Sie es merken.

Preis

Auf Anfrage. Weil jeder Ablauf anders ist.

Angebot nach Erstgespräch

FixpreisEinrichtung einmalig, Betrieb monatlich ab CHF 120. Im Erstgespräch schauen wir, was sich lohnt, danach bekommen Sie ein festes Angebot pro Ablauf.

✓Ablauf aufschreiben inklusive, mit allen Ausnahmen
✓Test mit echten Fällen aus den letzten Wochen
✓Überwachung im Betrieb enthalten
✓Schweizer Hosting, jederzeit kündbar

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