In der Sprechstunde, in der Beratung, auf der Baustelle, in der Sitzung: Ein Sekretariat sitzt dabei, schreibt mit, fasst während des Gesprächs zusammen und schlägt nach, was genannt wird. Am Ende liegen Notiz, Brief und Aufgaben bereit. Sie lesen und bestätigen, mehr nicht.
Das Sekretariat hält fest, was gesagt wurde. Es stellt keine eigenen Diagnosen, gibt keine eigenen Empfehlungen und erfindet nichts dazu. Was Sie im Gespräch gesagt haben, steht als Ihre Aussage drin, und nur das.
Ein Laptop oder Tablet auf dem Tisch, ein Klick. Die Mitschrift läuft auf dem Bildschirm mit, auf Hochdeutsch, auch wenn Mundart gesprochen wird.
Anliegen, Verlauf, Befund, Plan. Oder Sachverhalt, Optionen, Entscheide. Die Abschnitte passen zu Ihrem Beruf und füllen sich, während das Gespräch läuft.
Ein Medikament, eine Frist, ein Produkt, eine Norm: Es sucht nach, was genannt wurde, und legt Titel und Link der Quelle daneben. Kein Eintrag ohne Quelle.
Nach dem Gespräch: die Notiz für die Akte, der Brief an die Kollegin oder den Kunden, die Zusammenfassung in einfacher Sprache für die Person gegenüber. Fertig zum Lesen.
Rezept ausstellen, Offerte schicken, Kontrolle in drei Wochen, Unterlagen bis Ende Monat. Alles, was jemand versprochen hat, als Liste, mit wer.
Nichts geht raus, was Sie nicht gelesen haben. Jeder Text ist ein Entwurf, bis Sie ihn bestätigen. Ändern können Sie direkt im Feld.
Links läuft die Mitschrift, rechts wächst die Zusammenfassung. Ein Medikament fällt, und das Sekretariat schlägt nach, ob es sich mit dem verträgt, was der Patient schon nimmt. Mit Quelle, zum Nachlesen.
Nach dem Gespräch liegen Konsultationsnotiz, Brief an den Zuweiser und ein Patientenbrief in einfacher Sprache bereit. Die Ärztin liest, ändert einen Satz, bestätigt.
Ich zeige es Ihnen liveEin Gespräch aufzunehmen, ohne dass die andere Person einverstanden ist, ist in der Schweiz strafbar. Deshalb bleibt das Mikrofon aus, bis die Zustimmung bestätigt ist. Sie wird mit Uhrzeit in der Mitschrift festgehalten. Sagt jemand Nein, läuft das Gespräch wie bisher, ohne Sekretariat.
| Ausgabe | Für | |
|---|---|---|
| Konsultationsnotiz | Akte | bestätigt |
| Brief an Zuweiser | Hausarzt | Entwurf |
| Patientenbrief | Herr Muster | Entwurf |
| Aufgaben | Praxis | Entwurf |
Aufgezeichnet wird nichts. Was Sie am Ende haben, ist Text: die Mitschrift, die Zusammenfassung, die Ausgaben. Den übernehmen Sie in Ihre Akte, Ihre Praxissoftware oder Ihr Mailprogramm, und dann ist er bei Ihnen und sonst nirgends.
Die Vorlage bestimmt, was das Sekretariat schreibt. Für eine Praxis sind das andere Abschnitte und andere Briefe als für ein Treuhandbüro oder einen Sanitärbetrieb. Ich richte die Vorlage auf Ihren Betrieb ein, mit Ihren Formulierungen und Ihrem Briefkopf.
Es braucht keine neue Software und keinen Umbau. Ein Laptop oder Tablet mit Mikrofon auf dem Tisch reicht.
Wir gehen durch, welche Gespräche Sie führen und was danach geschrieben werden muss. Bringen Sie eine Notiz und einen Brief mit, wie Sie sie heute schreiben.
gratisIch baue die Vorlage auf Ihren Betrieb: Abschnitte, Briefe, Fachwörter, wonach geschaut werden soll. Sie führen ein Probegespräch mit mir und sehen das Ergebnis.
1 bis 2 WochenZuerst bei Gesprächen, die Sie sich aussuchen. Sie vergleichen mit dem, was Sie selber geschrieben hätten, und wir schleifen die Vorlage nach.
2 WochenAb dann läuft es. Ein neuer Brieftyp, eine andere Formulierung: Sie sagen es mir in einem Satz, ich ändere es am selben Tag.
laufendKonsultationsnotiz, Bericht an den Zuweiser, Patientenbrief in einfacher Sprache. Die Beurteilung bleibt Ihre, das Schreiben nicht.
Sachverhalt, Optionen, Entscheide, offene Punkte. Die Mail an die Klientin ist entworfen, bevor sie im Auto sitzt.
Auftragsbestätigung nach dem Baustellengespräch, Protokoll und Aufgaben nach der Teamrunde. Mit wer und bis wann.
Ehrlich gesagt: Wenn Sie nach einem Gespräch zwei Sätze notieren und fertig sind, brauchen Sie das nicht. Es rechnet sich, wenn nach jedem Gespräch ein Brief, ein Bericht oder eine Notiz fällig ist und Sie die Abende damit verbringen. Und bei allem, was heikel ist, entscheidet ein Mensch. Das Sekretariat schreibt, es urteilt nicht.
Lieber kurz reden statt einen Termin suchen? Rufen Sie an. Wenn ich gerade in einem Gespräch bin, rufe ich zurück.
